ギフティングの商品発送と
住所管理を安全に進める手順

ギフティングは商品を送って投稿してもらう施策ですが、実際に現場が止まるのは企画ではなく発送の事務です。住所をどう集めるか、本名を明かしたくない相手にどう送るか、預かった個人情報をいつ消すか、届かなかったときに誰が判断するか。この記事では、住所の取得から着荷確認までの事務オペレーションを、フォーム設計・権限設計・発送リストのCSV整備・配送業者の選び方・トラブル時の判断基準まで手順で解説します。50件を超える大量発送の分割方法や、そのまま使えるチェックリストと連絡テンプレートも用意しました。ギフティングの発送を初めて設計する担当者の方に向けた内容です。

ギフティングの発送実務でつまずく場所

ギフティングの発送実務とは、インフルエンサーから受取先の情報を預かり、商品を届け、着荷を確認して、預かった情報を消すまでの一連の事務作業です。企画がどれだけ良くても、この事務が滞ると投稿日は後ろにずれます。そして実際の現場で止まる原因のほとんどは、クリエイティブの話ではなく、住所が揃わない、宛名が読めない、誰が再送を決めるのか分からない、といった地味な工程にあります。

この記事は、ギフティングの企画そのものではなく、承諾をもらった後の発送オペレーションだけを扱います。何人に送るか、どう口説くか、投稿獲得率をどう上げるかはギフティング施策の進め方と投稿獲得率を上げるコツで扱っているため、本記事では住所を預かる瞬間から着荷を確認するまでの手順に絞って解説します。

企画担当と発送担当は別の仕事として切る

発送が遅れる会社には共通点があります。企画を考えた人がそのまま梱包と発送まで担当している、という状態です。企画担当は新しい候補の開拓や依頼文面の改善に時間を使っている最中なので、住所の督促や伝票作成のような細かい作業は後回しになります。結果として、承諾から発送までに2週間かかるといったことが起きます。

10件を超える規模になったら、発送は独立した担当を置いてください。担当が1人であっても、「企画のタスク」と「発送のタスク」をリスト上で別の列に分けるだけで滞留が見えるようになります。役割の切り分け方はインフルエンサー施策の体制設計と社内担当者の役割分担も合わせて参考にしてください。

発送が遅れると投稿設計がまるごと崩れる

商品が届かなければ投稿は作れません。当たり前のことですが、発送の遅れは単に投稿日が数日ずれるという話では終わりません。季節商材であれば商戦のピークを外し、新商品であれば発売日前後の露出が空白になり、複数人で投稿日を分散させる設計であれば分散そのものが成立しなくなります。

発送は、施策全体の中で最も「遅れが取り返せない」工程です。撮影の指示は後から追加できますし、投稿の修正も依頼できますが、物理的に届いていないものはどうにもなりません。だからこそ、企画より先に発送のスケジュールを引くくらいの優先度で扱う価値があります。

この記事が扱う工程の全体像

本記事では、次の順番で実務を解説します。住所収集フォームの設計、自宅を明かしたくない相手への受取方法、個人情報の保管と削除、社内の閲覧権限、発送リストのCSV整備、配送業者の選定と追跡番号の管理、不在や転居が出たときの再送判断、破損や誤配への対応、投稿日からの逆算スケジュール、50件を超える大量発送の分割、そして到着確認の連絡までです。どこから読んでも使えるように構成していますが、初めて設計する場合は順番どおりに読むことをおすすめします。

住所収集フォームの作り方と集める項目の絞り方

住所はDMではなく、専用の入力フォームで集めます。DMのやりとりで住所を送ってもらう運用は、担当者の個人アカウントや共有アカウントに個人情報が残り続けることになり、アカウントが乗っ取られたときにそのまま流出につながります。加えて、DMは検索性が低く、何十人分もの住所を後から拾い直す作業が発生します。フォームで集めれば、入力された時点で一覧になり、DMには「フォームのURL」だけが残ります。

集める項目は「送るために必要な最小限」に絞る

フォームの項目を増やすほど、離脱率は上がり、守るべき情報も増えます。ギフティングの発送に本当に必要な項目は、それほど多くありません。次の表は、項目ごとの必要性と用途を整理したものです。

逆に、生年月日、職業、家族構成、年収帯といった項目は、ギフティングの発送には不要です。「今後のマーケティングに使えるかもしれない」という理由で集めた情報は、使われないまま保管リスクだけを残します。属性データが必要なら、発送フォームとは別に、目的を明示した任意アンケートとして分けてください。

フォームに必ず書く4つの説明文

入力欄の上に、次の4点を短く書いておきます。これがあるだけで問い合わせが減り、入力の心理的なハードルも下がります。

• 利用目的：「ご提供する商品の発送および着荷確認のみに使用します」
• 保管期間：「着荷確認から◯日後に削除します」と具体的な日数を書く
• 共有範囲：「発送作業を行う担当者および配送業者にのみ共有します」
• 問い合わせ先：削除依頼や修正依頼を受け付けるメールアドレス

ここで「マーケティング活動全般に利用します」といった広い書き方をすると、相手は身構えます。ギフティングの発送フォームは、用途を狭く書いたほうが入力率は上がります。情報の機密区分の考え方はインフルエンサー施策の情報管理と社内外の共有ルールで整理しているので、社内ルールを作るときに参照してください。

フォームの運用で決めておくこと

フォームを作ったら、回収の運用も決めます。回答期限は「依頼承諾から3営業日以内」程度が現実的で、期限の1日前に1回だけリマインドを送る設計にします。督促を何度も送ると関係が悪くなりますし、3回送っても返らない相手は、その後の投稿対応も止まりやすい傾向があります。

また、フォームのURLは案件ごとに分けてください。複数案件で同じフォームを使い回すと、どの案件の回答なのかが分からなくなり、締め切り後に入ってきた回答を誤って発送してしまう事故が起きます。依頼文面にフォームURLを差し込む際の書き方はインフルエンサーへの依頼文面の書き方とテンプレート例文が参考になります。

本名や自宅住所を出したくない相手への受取方法

受取先は自宅以外にも選べるため、その選択肢を企業側から先に提示するのが親切です。インフルエンサーにとって住所と本名は、知られた瞬間に取り返しがつかない情報です。とくに顔出しで活動している個人や、フォロワー規模の大きいアカウントほど警戒は強く、「住所を教えたくないので今回は辞退します」という断られ方は実際に起こります。選択肢を先に示すだけで、この辞退はかなり減らせます。

受取方法の選択肢と向き不向き

主な受取方法を、追跡の可否と住所を明かさずに済むかどうかで比較すると次のようになります。サービスの細かい条件は各社が随時変更するため、2026年9月時点の一般的な枠組みとして参照してください。

この表で最も誤解が多いのは最終行です。「匿名配送で送ってほしい」と言われることがありますが、フリマアプリの匿名配送は、そのアプリ内での個人間取引に紐づいた仕組みです。企業が任意の相手に商品を送る用途では基本的に使えません。断る際は理由を添えて、代わりに郵便局留めやコンビニ受取を提案してください。

郵便局留めとコンビニ受取を案内するときの書き方

局留めやコンビニ受取は、相手が使い方を知らないことも多いため、フォームの中に案内を書いておきます。局留めであれば「受け取りたい郵便局名（◯◯郵便局）と、その郵便局の郵便番号、受取時にご提示いただくお名前」を入力してもらう形になります。コンビニ受取であれば、配送業者やECの仕組みによって指定できる店舗が変わるため、こちらで対応可能なチェーンを先に伝えるのが確実です。

いずれの方法でも、保管期限があります。期限を過ぎると差出人に返送されるため、発送通知の連絡に「◯月◯日までにお受け取りください」と明記してください。この一文の有無で、返送率は目に見えて変わります。

宛名をアカウント名にしたいと言われたとき

「本名ではなくアカウント名で送ってほしい」という依頼もよくあります。自宅宛の宅配便であれば、表札や部屋番号が一致していれば届くことが多い一方、確実ではありません。局留めやコンビニ受取では、受取時に本人確認書類の提示を求められる仕組みがあるため、本名と異なる宛名だと受け取れない場合があります。

実務上は、「自宅宛であれば宛名はご希望の表記で承ります。局留め・コンビニ受取をご希望の場合は、受取時の本人確認の都合上、本名でのご記入をお願いします」と案内するのが安全です。本名を伏せたうえで確実に受け取りたい相手には、事務所宛や私書箱宛を提案してください。

個人情報の保管期間と削除ルールの決め方

住所は、発送と着荷確認が終わったら削除するのが原則です。個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）は、保管してよい期間を「何日まで」と数字で定めてはいません。2026年9月時点では、利用する必要がなくなった個人データは遅滞なく消去するよう努めることが求められる、という枠組みになっています。つまり日数は自社で決めて明文化する必要があり、「決めていない」という状態が最もまずいということです。

削除日は「再送と問い合わせの可能性が消える日」で決める

削除までの期間を決める基準はシンプルです。その情報をもう一度使う可能性がいつ消えるかで決めます。着荷直後に消すと、破損の連絡が来たときに再送先が分からなくなります。かといって半年も持っていれば、使いもしない情報を守り続けることになります。

ここで重要なのは、住所などの連絡先と、施策の成果データを切り離すことです。レポートに必要なのはアカウントIDと投稿の数値であって、住所ではありません。住所の列だけを削除すれば、レポートはそのまま残せます。逆に「レポートに使うから」という理由で発送リストを丸ごと保管し続けるのは、最も避けたいパターンです。

削除したという記録を残す

削除の運用でよくある失敗は、「消したつもり」です。表計算ツールで行を削除してもゴミ箱に残っていたり、担当者が手元にダウンロードしたCSVが個人のPCに残っていたりします。削除の実行者と実行日、対象範囲を1行でよいので記録に残してください。

記録があると、後から「あの案件の住所はもう持っていません」と即答できます。インフルエンサー本人から削除依頼が来たときにも、対応した事実を示せます。記録そのものには住所を書かず、「2026年◯月◯日、◯◯案件の発送リストから住所・氏名・電話番号の列を削除（担当：◯◯）」という形で十分です。

継続起用のために情報を残したいとき

同じインフルエンサーに繰り返し送るケースでは、毎回住所を聞き直すのが手間だという話になります。この場合は、フォームの時点で「次回以降の発送にも利用してよいか」を任意のチェックで確認し、同意が得られた分だけ別の管理先に残します。同意がない分は予定どおり削除します。

ただし、同意があっても住所は変わります。半年以上あいだが空いたら、送る前に必ず確認の連絡を入れてください。継続起用の設計そのものはインフルエンサーの継続起用と長期契約の設計・運用ガイドで詳しく扱っています。

社内で誰が住所を見られるようにするかの権限設計

住所を閲覧できる人は、発送作業を実際に行う担当に限定します。「社内なら全員見えても問題ない」という感覚で共有フォルダに置かれた発送リストは、退職者のアカウントや、業務委託メンバーの端末からも見える状態になりがちです。事故が起きたときに被害範囲を説明できなくなるため、権限は最初に絞っておくほうが後が楽です。

役割ごとの権限表を先に作る

次の表は、標準的な権限の切り方です。自社の体制に合わせて名称を読み替えて使ってください。

ポイントは、企画担当が住所を見なくても仕事が回るようにすることです。企画担当が知りたいのは「届いたかどうか」であって「どこに届いたか」ではありません。着荷状況の列だけを共有すれば、住所を見せずに進行管理ができます。

スプレッドシート共有でありがちな抜け穴

権限表を作っても、実際の共有設定が緩ければ意味がありません。次の3点は特に見落とされやすいところです。

• リンクを知っている全員が閲覧可になっている。社内チャットに貼られた瞬間、範囲は事実上無制限になります。
• ダウンロード・印刷・コピーが許可されている。閲覧権限だけ絞っても、手元にコピーが増えれば削除は完了しません。
• 同一ファイル内の別シートに住所がある。シート単位の保護をかけていても、ファイルごと共有すれば見えてしまう設定が存在します。住所は別ファイルに分けるのが確実です。

外部パートナーに渡すときの渡し方

発送だけを外部に委託する場合は、その案件の範囲に限定したファイルを共有し、施策終了後にアクセスを外します。メール添付でCSVを送る運用は、送信先の誤りが起きやすく、削除の確認もできないため避けてください。外注範囲の線引き自体に迷っている場合は、インフルエンサー施策の外注範囲を決める判断基準と分担方法で判断の軸を整理しています。

発送リストのCSV整備と宛名の表記ゆれ対策

発送リストは、1行1件、列を固定したCSVで持ちます。案件が増えるとファイルが分散し、同じ人の住所が別々のファイルに散らばります。列の並びと名前を固定しておけば、配送業者の送り状作成ツールに取り込むときの変換作業がなくなり、転記ミスも減ります。

列定義を決めて動かさない

住所を pref / city / address1 / address2 に分けるのは、後から都道府県別の集計や、建物名の欠落チェックができるようにするためです。1つの列に全部入れてしまうと、表記ゆれの検出が一気に難しくなります。

宛名と住所の表記ゆれを機械的に直す

フォームで集めた住所は、そのままでは必ずゆれます。手作業で直すと時間がかかるうえに直し漏れが出るため、取り込み時に一括で正規化してください。実務でよく発生するゆれは次のとおりです。

• 全角と半角の混在：数字とハイフンは半角に統一します。番地の「１−２−３」と「1-2-3」が混ざると重複検出ができません。
• 丁目・番地の表記：「1丁目2番3号」と「1-2-3」は同じ場所です。どちらかに寄せて保持し、送り状には原文を使う運用が無難です。
• ハイフンに見える別の文字：全角のマイナス記号、長音記号、ダッシュが混在します。すべて半角ハイフンに置換します。
• 建物名・部屋番号の欠落：集合住宅と思われる住所で address2 が空の行は、発送前に確認します。不在・誤配の最大の原因です。
• 都道府県の抜け：郵便番号から自動補完されなかった行で起きます。zip から逆引きして検算します。
• 姓名のあいだの空白：空白なし、半角空白、全角空白が混在します。全角スペース1つに統一します。
• 旧字体・環境依存文字：髙・﨑・濵などは、送り状作成ツールで文字化けすることがあります。文字化けした状態で印刷しないよう、印字プレビューを確認します。

重複と欠損を出荷前に潰す

正規化が終わったら、出荷指示を出す前に3つの検査をかけます。第1に influencer_id の重複です。同じ人が2回フォームに入力しているケースは珍しくなく、そのまま出すと二重発送になります。第2に必須列の空欄です。zip、tel、name のいずれかが空の行は、その時点で発送対象から外して確認に回します。第3に、郵便番号と都道府県の不一致です。ここが食い違う行は、住所のどこかが間違っています。

配送業者の選び方と追跡番号の管理

配送業者は「追跡があるか」と「対面で渡す必要があるか」の2点で選びます。ギフティングでは、追跡がない配送方法を使ってはいけません。届いていないという申し出があったときに、発送したこと自体を示せなくなるためです。料金を優先して追跡なしの方法を選ぶと、1件のトラブル対応で浮いた送料は簡単に吹き飛びます。

商品の形と単価で選び分ける

選定の考え方は単純です。厚さが数センチに収まる小型の商品で単価がそれほど高くないものは、ポスト投函型の小型配送が向いています。不在でも届くため、再配達の手間が発生しません。一方、単価が高い商品、壊れやすい商品、冷蔵や冷凍が必要な商品は、対面で渡す宅配便を選びます。補償の範囲が広く、受取の記録も残ります。

各社のサービス名称や条件は改定されることがあるため、契約前に必ず最新の規定を確認してください。2026年9月時点では、小型のポスト投函サービスは補償の範囲が限定的である点が共通しています。高単価の商材でポスト投函を選ぶのは避けたほうが無難です。家電やガジェットのように単価も破損リスクも高い商材については、家電・ガジェットのインフルエンサーレビュー依頼と施策設計で貸与を含む扱い方を整理しています。

追跡番号は発送リストの同じ行に戻す

追跡番号を別ファイルで管理すると、必ず突合が崩れます。送り状を発行したら、その場で発送リストの tracking_no 列に書き戻してください。配送業者の送り状作成ツールから出力されるCSVには、伝票番号と受取人名が入っているため、influencer_id ではなく氏名で突合することになります。同姓同名がいる場合に備えて、出力側に整理番号を入れられるなら入れておくと安全です。

追跡番号は、住所と同じ機密度で扱ってください。追跡番号が分かれば、配送状況の画面から届け先の一部が読み取れる場合があります。「追跡番号は個人情報ではない」という前提で社内チャットに貼るのは避けます。

着荷の確認は3つのタイミングだけ見る

追跡画面を毎日全件見るのは非効率です。確認するタイミングは3点に絞ります。発送の翌日に「引受」まで進んでいるか、到着予定日の翌日に「配達完了」になっているか、そして到着予定日から3日たっても動きがない行が残っていないか、の3点です。この3点だけ見れば、異常のある行は拾えます。

50件を超えるとこの確認自体が作業になるため、追跡番号から一括で照会できる仕組みを用意するか、後述する波ごとの分割発送で確認対象を小さく保つ運用にしてください。

不在・転居・受取拒否が出たときの再送判断

再送するかどうかは、事象が起きてから考えるのではなく、発送前に基準を決めておきます。判断が属人的になると、ある人には2回送ってある人には送らない、といった不公平が生まれます。相手同士がつながっている業界では、この不公平はすぐに伝わります。

事象別の一次対応と判断ライン

この表で最も伝えたいのは、「不在」と「返送」を分けて扱うことです。不在の段階であれば、本人に一報を入れるだけでほぼ確実に受け取ってもらえます。返送されてから動くと、送料が二重にかかるうえ、投稿までのスケジュールが1週間近く後ろにずれます。追跡の確認を怠らなければ、返送まで進む件数は大きく減らせます。

再送のコストを誰が負担するか決めておく

再送の送料を自社が負担するのか、相手に負担を求めるのかは、あらかじめ決めて依頼文面にも書いておきます。無償提供のギフティングで相手に送料負担を求めるのは現実的ではないため、実務上は自社負担が一般的です。ただし、住所の記入誤りが明らかに相手側にある場合の2回目以降については、「再送は1回まで」と線を引いておくと運用が安定します。

打ち切りの連絡も丁寧に出す

連絡が取れないまま打ち切る場合でも、最後に1通、「今回は見送りとさせていただきます。ご都合が変わりましたらいつでもご連絡ください」という趣旨の連絡を送ってください。相手が単に多忙だっただけというケースは多く、丁寧な打ち切りは次回の起用につながります。トラブルが拗れたときの対処はインフルエンサー案件のトラブル対処と督促・返金の実務で扱っています。

破損・誤配が起きたときの対応手順

破損と誤配は、初動の順番を間違えると解決が遅れます。破損は「記録を先に取る」、誤配は「情報の事故として扱う」。この2つを覚えておけば、現場での判断はほぼ迷いません。

破損の連絡が来たら写真を先にお願いする

商品が壊れて届いたという連絡が来たら、代替品の手配より先に、外装と中身の写真をお願いします。配送業者に補償を申し出る場合、外装の状態が判断材料になるためです。写真を撮る前に梱包材を捨てられてしまうと、補償の申請が難しくなります。連絡文には「恐れ入りますが、外箱と商品の状態が分かるお写真を2〜3枚お送りいただけますでしょうか」と具体的に書いてください。

写真を受け取ったら、代替品の発送日をその日のうちに伝えます。ここで「確認して折り返します」とだけ返して数日空けるのが、最も印象を悪くする対応です。投稿期限がある場合は、期限の見直しも同時に伝えます。

誤配は個人情報の事故として扱う

AさんあてのものがBさんに届いた場合、届いていないという事象だけでなく、AさんまたはBさんの氏名や住所が第三者に見えた可能性があります。まず、誤って届いた側に連絡し、伝票の写真を送ってもらって事実を確認します。次に、どの情報がどこまで見えたかを特定し、影響を受ける本人に説明と謝罪を行います。

そのうえで、社内の管理責任者に報告してください。社内基準や関係する規程に照らして、報告や公表が必要かどうかの判断は、法務や外部の専門家に確認するのが確実です。件数や内容によって扱いが変わるため、現場だけで「たいしたことはない」と判断しないことが重要です。

原因を1行で記録して次の波に反映する

破損も誤配も、必ず原因があります。緩衝材が足りなかった、建物名が抜けていた、並べ替えで行がずれた、といった原因を発送リストの note 列ではなく、別の「振り返りメモ」に1行で残してください。note 列に書くと住所と一緒に削除されてしまい、次の案件に知見が引き継がれません。

発送日と投稿依頼日の逆算スケジュール

スケジュールは投稿日から逆算して引きます。発送日を先に決めて「届いたら投稿してください」と伝える進め方では、投稿日が読めません。投稿日が読めなければ、商戦期に合わせることも、複数人の投稿を分散させることもできなくなります。

標準の逆算表

次の表は、投稿日をD日として、国内向けのギフティングを標準的な商材で進める場合の逆算例です。商材や規模に応じて調整してください。

この表で見てほしいのは、承諾から発送までに6日しか置いていない点です。ここを詰めるほど全体に余裕が生まれます。逆に、投稿案の確認に使う期間は削らないでください。確認フローを急ぐと表現のリスクを見落とします。投稿確認の進め方はインフルエンサーの投稿確認フローと修正依頼の進め方を参照してください。

商材によって「使ってみる期間」を変える

着荷から投稿までにどれだけ空けるかは、商材で変わります。飲料や菓子のようにその場で試せるものは着荷から3日程度で足りますが、スキンケアやサプリメントのように継続使用の実感を語ってもらう商材では、2週間から1か月の使用期間が必要です。家電や家具のように設置が必要なものは、設置日そのものを調整する必要があります。

この使用期間を短く見積もると、「使った感想」ではなく「開封しただけ」の投稿になります。投稿の質が落ちるうえ、視聴者にも伝わります。逆算表を作るときは、使用期間をD-16からD-7のあいだに確保できているかを必ず確認してください。

投稿期限は発送日ではなく着荷日を起点に書く

依頼文面に「◯月◯日までに投稿してください」と絶対日付だけを書くと、配送が1日遅れたときに相手の準備期間が削られます。「商品到着後14日以内、遅くとも◯月◯日までに」という二段構えで書くのが実務的です。案件全体の投稿日をどう配置するかはPR投稿のタイミング設計と投稿日を分散させる考え方、カレンダーへの落とし込みはインフルエンサー施策の投稿カレンダー作成と運用管理の手順で扱っています。

50件を超える大量発送の分割と進捗管理

発送が50件を超えたら、一度に出さずに2〜4回の波に分けます。一括で出すと、住所不備や梱包不良といった問題が全件に同時に発生し、リカバリーが効きません。波に分ければ、第1波で見つかった問題を第2波以降で直せます。これは物流の都合ではなく、品質管理の考え方です。

波の切り方は「早い順」ではなく「投稿日順」

波を分けるとき、フォームの回答が早かった順に出したくなりますが、正しい基準は投稿予定日です。投稿日が早い人から順に第1波に入れます。投稿日が同じであれば、遠方や離島など配送日数がかかる地域を先に入れます。

第1波は全体の2割程度、10件から15件に抑えるのが扱いやすい規模です。ここで梱包の所要時間、同梱物の抜け、住所不備の発生率といった実測値が取れます。第2波以降は、その実測値をもとに人員と日程を組みます。

進捗は件数ではなくステータス別の滞留で見る

「50件中40件発送済み」という見方では、問題が見えません。見るべきは、各ステータスに何件が何日滞留しているかです。次のステータスで管理すると、詰まっている場所がすぐに分かります。

• 住所待ち：フォーム未回答。3日以上滞留したらリマインド対象。
• 検査中：正規化と検査を通過していない。1日以上滞留したら人手が足りていない。
• 出荷待ち：検査は通過したが未発送。2日以上滞留したら梱包が追いついていない。
• 配送中：発送済みで未着。予定日から3日超えたら追跡を調査。
• 着荷済：到着確認済み。ここからディレクション担当に引き継ぐ。
• 停止：受取拒否・連絡不通。住所削除の対象。

20人以上を同時に動かす場合の進行管理の全体像は、インフルエンサー20人を同時に動かす進行管理と抜け漏れ対策でステータス設計の考え方を詳しく解説しています。発送はその中の1工程として組み込むと、全体が見通しやすくなります。

梱包は分業し、同梱物は先に袋詰めしておく

大量発送で時間を食うのは、商品を箱に入れる作業そのものではなく、同梱物を揃える作業です。説明カード、手書きのメッセージ、ハッシュタグの案内、PR表記のお願いといった紙物は、発送日の前日までに1件分ずつ袋にまとめておきます。当日は「商品＋袋」を箱に入れるだけの作業にすると、所要時間は半分以下になり、同梱漏れもなくなります。

なお、PR表記のお願いは必ず同梱してください。紙で渡しておくと、投稿時に参照してもらいやすくなります。表記のルールはステマ規制とは?景表法対応と#PR表記の実務ガイドを確認してください。

到着確認の連絡テンプレートと発送前後のチェックリスト

到着確認の連絡は、発送通知と着荷後の2回に分けて送ります。発送した事実を伝えないまま届くと、相手は不意に荷物を受け取ることになり、局留めやコンビニ受取であれば保管期限を過ぎてしまいます。一方、着荷後の連絡は、投稿に向けた助走を作る役割を持ちます。

発送前チェックリスト

• influencer_id に重複がない
• zip、tel、name に空欄がない
• 郵便番号と都道府県が一致している
• 集合住宅と思われる住所で建物名・部屋番号が入っている
• 受取方法（自宅／局留め／コンビニ／事務所）が全件で確定している
• 局留め・コンビニ受取の宛名が本人確認可能な表記になっている
• 送る商品（色・サイズ）が案件の指示と一致している
• 同梱物（説明カード・PR表記の案内・返送不要の明記）が全件分そろっている
• 並べ替え後に先頭・中間・末尾の3行を元データと突合した
• 追跡のある配送方法を選んでいる
• 発送リストの共有権限が発送担当に限定されている

発送後チェックリスト

• tracking_no を全件、発送リストの同じ行に書き戻した
• 発送通知を全件に送信した（保管期限の案内を含む）
• 発送翌日に「引受」まで進んでいない行がない
• 到着予定日の翌日に未着の行を洗い出した
• 着荷済みの行に delivered_at を入力した
• 着荷から3日以内に到着確認の連絡を送った
• 不在・返送の行について一次対応を実施した
• 着荷確認から所定の日数が経過した行の住所を削除した
• 削除の実行日・実行者・対象範囲を記録に残した

そのまま使える連絡テンプレート

発送通知（発送当日）：「本日、ご提供商品を発送いたしました。お届け予定は◯月◯日ごろ、追跡番号は◯◯です。郵便局留めでお受け取りいただく場合、保管期限は◯月◯日までとなりますのでご注意ください。ご不在などでお受け取りが難しい場合は、本メッセージへご返信ください。」

到着確認（着荷の翌営業日）：「商品は無事にお手元に届きましたでしょうか。万一、破損や不足がございましたら、外箱と商品のお写真を添えてご連絡ください。すぐに代替品を手配いたします。ご投稿は商品到着後14日以内、遅くとも◯月◯日までにお願いできますと幸いです。」

未着の確認（到着予定日から3日経過）：「追跡状況を確認したところ、お届けが完了していないようです。ご不在で保管扱いになっている可能性がございます。お手数ですが、配送状況をご確認のうえ、再配達のお手続きをお願いできますでしょうか。受取先の変更をご希望の場合もお気軽にお知らせください。」

受取方法の提案（住所の入力に躊躇があるとき）：「ご自宅のご住所をお知らせいただくことに抵抗がある場合は、お近くの郵便局での局留め、コンビニ受取、所属事務所宛でのお届けも承っております。ご希望の方法をお知らせいただければ、必要な情報をご案内いたします。」

ギフティングの発送は、派手さのない工程ですが、施策の成否を静かに左右します。住所を預かるということは、相手が企業を信用した証でもあります。その信用に事務の正確さで応えることが、次の案件で「またお願いしたい」と言ってもらえる土台になります。本記事のチェックリストとテンプレートを、そのまま自社の運用手順に取り込んでいただければ幸いです。

本メディアは、審査制インフルエンサー30,000人のマッチングプラットフォーム『Bloom』（株式会社ハーマンドット）が運営しています。